L’heure était au bilan pour l’Eglise évangélique réformée du canton de Vaud, réunie en synode, à La Tour-de-Peilz les 9 et 10 juin derniers. Après avoir informé l’assemblée délibérante sur l’avancée des travaux entrepris sur la question de la gouvernance et présenté le rapport d’activités 2022, le Conseil synodal (exécutif) s’est vu interpeller formellement sur sa gestion de l’archivage de ses dossiers et correspondances diverses.

«Notre souci majeur provient de l’absence de procédure centralisée de la correspondance, ainsi que d’une piètre tenue des procès-verbaux de séance», formule Anne Imobersteg Harvey, présidente de la Commission de gestion (Cogest), appelée à rendre également son rapport sur l’année 2022. Cette dernière s’étonne d’ailleurs que le Conseil synodal (CS) ait renoncé à son logiciel d’archivage numérique fin 2021, «avant qu’un autre système d’enregistrement soit opérationnel».

A l’heure actuelle, «les conseillères synodales et conseillers synodaux gèrent eux-mêmes leur administratif», indique le rapport d’activités de l’EERV. Sur l’année 2022, seuls 35 courriers (entrants et sortants) ont été archivés. Une situation jugée «préjudiciable» par la Cogest, car risquant de «compromettre la sauvegarde de la mémoire institutionnelle, une fois les membres actuels du Conseil partis», souligne le rapport.

«Dans un environnement fluide tel que nous le traversons, il est important de pouvoir prendre en compte le passé», poursuit Anne Imobersteg Harvey. Pour rappel, la législature actuelle (2019-2024) a connu quatre démissions au sein du Conseil synodal, dont trois l’automne dernier. «S’il n’est pas remédié à la situation, il sera très difficile pour les conseillers des législatures suivantes de comprendre les enjeux d’une décision prise par leurs collègues actuels ainsi que leurs motifs.»

La commission de gestion a en outre indiqué être «au regret d’informer le Synode (organe législatif) que les lacunes du Conseil synodal en matière de gestion du courrier les a empêchés de remplir pleinement [leur] mandat», comme le prévoit pourtant le Règlement ecclésiastique. «Il manque actuellement tant une solution informatique satisfaisante de gestion et archivage du courrier, que les ressources humaines en suffisance» pour répondre à cette exigence, relève l’Exécutif, qui se dit à la «recherche d’une solution pour permettre à la Commission de gestion de faire son travail de manière appropriée.

«On peut effectivement supposer que l’EERV ait à gérer plus de 35 courriers par année», exprime à son tour Olivier Leuenberger, président de la commission des finances. Un document officiel de 2021, portant sur la fonction de membre du Conseil synodal, estimait d’ailleurs le suivi des contacts «entre 20 et 60 mails par jour selon les fonctions» et «près de 150 courriers écrits par mois à l'adresse de l’ensemble du CS».

«Le logiciel ELO existe et est installé dans un nombre relativement important de communes et d’institutions publiques en Suisse romande», poursuit le délégué. «On peut en choisir un autre, qu’importe! Mais maintenant, il faut juste trouver une solution.»

Par voie de décision, le Synode a demandé au Conseil synodal de faire de la gestion de la mémoire institutionnelle un objectif prioritaire et de doter l’EERV, avant la fin de la législature en cours, d’une procédure ad hoc centralisée.